档案是原始记录的凭证,是第一手材料,遇到矛盾、分歧、纠纷、疑难问题时常常会想到调阅档案,通过档案来查明事情的原委。
需要用到档案,到哪里查?怎么查?
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档案保管的地点
档案的保管地点一般有两处,即档案馆和档案室。
《档案馆工作通则》对“档案馆”的定义是,档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
《中华人民共和国档案法》规定,中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。
《机关档案管理规定》规定,机关应当按规定设立档案工作机构,档案工作机构也就是通常意义上的档案室。
通俗的说,档案室是档案形成单位的保管场所,档案馆是综合保管各个单位档案的场所。
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档案保管在哪儿
大多数人需要用档案时,首先会想到去档案形成的单位查阅档案,但是不一定能查到,那么档案保管在哪儿?档案室?还是档案馆?
①有可能保管在具办业务的科室;
②有可能保管在档案室;
③有可能保管在档案馆。
第一种情况,有可能保管在具办业务的科室。业务工作流程虽然走完了,但是没有履行档案移交手续,没有向档案室移交档案。那么,找错了档案查询部门,找错了具办工作人员,自然也查询不到档案。
《机关档案管理规定》规定,机关档案经文书或业务部门整理完毕后,应当在第二年6月底前向机关档案部门归档。
第二种情况,有可能保管在档案室。虽然保管在档案室,但是没有规范化整理,没有目录,没有检索工具,自然没法查询。
《机关档案管理规定》规定,归档时交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续。机关单位应当编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。
第三种情况,有可能保管在档案馆。档案室履行了向档案馆移交档案的职责,档案室不再保管原有档案,需要查阅这部分档案需要到档案馆进行调阅。
《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》规定,机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。
《中华人民共和国档案法实施办法》规定,属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
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查档案需要什么条件
读
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