档案知识干货 | 浅谈高校电子文件归档难点与思路

叶浩邱阿凉兑观科技

前言

Introduction

尽管近年来许多高校都在积极开展信息化建设，但在电子文件归档方面却相对滞后，未能同步规划、同步建设、同步应用，导致业务系统在后期归档时往往不具备归档要求，需要进行改造，同时进行二次开发增加归档功能，满足电子文件归档需求。

随着高校信息化建设的发展，电子文件单套制归档已成为重要的议题。这种转变带来了许多差异，包括档案来源、收集方式、管理模式、长期保存方法和利用手段等方面。本文通过分析高校电子文件归档工作的现状，阐述电子文件归档工作准备阶段以及过程的主要思路和工作内容，以实现高校电子文件归档工作的顺利开展。

ARBOR DAY

本文刊发于《杭州档案》2023第3期

作者：上海兑观信息科技技术有限公司叶浩邱阿凉

一、高校电子文件归档难点解析

高校电子文件归档的难点主要表现在四个方面：

1. 缺乏对电子文件归档工作中各方职责的认识

高校电子文件归档工作的相关方包括高校档案馆、高校信息化部门、有电子文件归档要求的高校业务部门等。电子文件来源于不同的业务系统，如果各方不了解自己的职责，沟通就会受到极大阻碍，导致归档工作无法顺利进行。档案馆作为电子文件归档要求的推动方在具体工作中如缺乏业务部门和学校信息化部门的支持，档案馆很容易陷入孤掌难鸣的境地

2. 缺乏对电子文件归档的领域知识和档案规范的理解

电子文件归档需要具备业务领域知识，遵循档案管理规范，例如，文书类电子文件的归档元数据需要遵循《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》,科技类档案的归档需要符合《科学技术研究档案管理规定》。根据相关标准和规范的要求，电子文件归档不仅仅是通过业务系统将原生电子文件或转换为特定格式的纸质文件数字化副本(如PDF、OFD等格式的文档)传输给档案管理系统，还需要将与该电子文件产生有关的元数据及关联的过程性信息也一并归档才能保证电子档案的真实性和完整性。然而，当前高校档案馆的老师往往缺乏上述领域知识，而业务部门负责人也缺乏对档案规范的理解，导致在归档需求的确定上存在分歧，从而可能导致电子文件的归档不完整或错误，最终影响到电子档案的管理和利用。

3. 缺乏信息化统筹规划

4. 缺乏电子档案管理经验

长期以来档案馆管理的档案基本上以纸质档案为主，对于如何管理电子档案缺乏经验和相应的规章制度。如，电子文件应该在何时移交归档，电子档案应该如何进行编目和档号规则编制，系统中如何同时管理电子档案和纸质档案等。如果在没有厘清这些问题不具备电子档案管理的软硬件基础的情况下贸然开展电子文件归档工作，必然会造成电子档案管理的混乱。

二、高校电子文件归档准备

为有序推进电子文件归档工作，在开展电子文件归档工作之前应当做好调研及培训等准备工作。

归档准备阶段的第一项工作是组织电子文件归档相关岗位的人员学习和理解电子文件归档的领域知识和相关规范。人员包括：业务指导员、保管利用员、兼职档案员等。只有充分理解电子文件归档的领域知识和相关规范，才能向各业务部门普及知识、明确归档范围，并与系统开发商清晰、准确、高效地沟通归档需求。同时，高校档案馆应当根据实际情况和档案管理规范制定适合本校的电子档案管理规章制度。

在此基础上，还需要对电子文件来源开展充分的调研。当前，高校的电子文件主要来源于业务系统，如教务系统、学工系统、人事系统、采招系统，因此该步骤主要就是对业务系统主要功能模块和产生电子文件的流程开展调研。不同类型的业务系统可以参照相应纸质文件的归档范围与保管期限明确系统电子文件的归档范围。同时对业务系统采用技术、是否满足电子文件归档格式和元数据要求等的归档前置条件进行了解。

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