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1.目的

本程序定义了对采购过程及供应商控制,确保所采购的物资和服务符合规定要求


2.适用范围

适用于对学校所需的物资采购、外包过程及供应商提供服务的控制。教学服务外包根据《教学服务外包管理办法》执行,不适应于本程序。


3.定义

A类物资和外包方:学校工程、食堂等相关外包商、主要教学设备等。

B类物资:教材、图书、实验室耗材、教学设备主要备品备件等。

C类物资:劳保用品、日常办公用品、一般耗材等。


4.职责

4.1资产管理处负责建立供应商档案,按照采购流程进行采购。

4.2 各部门负责教学及教辅相关部门的物资的申请和领用。

4.3 各部门及资产管理处对采购物品进行检验和验证。

4.4 学校分管副校长对物资集中采购进行统筹协调,宏观监控。


5.管理内容

5.1采购物资的分类

资产管理处对学校采购物资对学生培养影响的重要程度,分为ABC类;具体见定义。

5.2供应商选择

AB采购类的物资采购和供方选择应根据《合格供应商名录》,如无法从现有的合格供方中找到合适的,应根据依照《供应商管理程序》重新评价选择合格供方。

关于专项资金的使用参照《民办教育政府扶持专项资金采购管理办法》执行。

C类物资,按照《办公用品购领管理办法》执行。

5.3采购需求提出

各部门根据需求,结合预算,填写《设备申购表》,经审批后转至资产管理处执行。

5.4采购实施

5.4.1 合理安排采购方式,确保采购质量,做到服务耐心、价格合理,努力降低成本,严禁供应质次价高的物资。

5.4.2 把握采购进度,确保物资按照要求到货时间供应到位,因市场缺货或其它客观因素不能按时到货,供应处应主动与申购部门取得联系,并说明情况。

5.4.3 自行采购零星、急用或专业性较强的低值易耗品(含实验、实训耗材),须经供应处同意后方可实施,并及时到供应处办理入库手续,否则财务处不予报销相关费用。

5.5送检及入库

5.5.1 验收与入库。物资验收入库应多人参与,各尽其责。验收人员原则上由需求部门、资产管理处、供应处等部门相关人员组成,必要时,也可邀请有关技术人员来协助验收。多方验收合格后,仓库保管员填写《入库单》,办理入库手续。

5.5.2 检验后的物资依照《不合格管理程序》的相关内容处理。涉及退回的物资,资产管理处应于出示判定结论一个月内完成退货工作。

5.5.3 已经办理入库的物资如在使用中或其他原因发现不合格现象,按照《不合格管理程序》的相关内容执行。

5.5.4 不合格物资由资产管理处在物资质保规定日期内与供应商确认更换,一般10个工作日内完成,如因缺货等特殊原因无法更换,由资产管理处组织物资使用部门和供应商协商解决方案。具体内容在采购合同中体现。

5.5.5 设备、配件到货后,由资产管理处与申购部门根据申购单信息履行收货手续,并按照《设备家具管理办法》进行管理。

5.5.6 劳保用品到货后通知各归口部门领用。

5.6财务管理

5.6.1 采购资金应遵守学校财务的有关规章制度,由财务处统一管理。

5.6.2 采购付款和报销必须凭有效发票和《入库单》(大型仪器设备还需凭《付款审核表》),经供应处主管签字,财务总监审批后,到学校财务处办理。原则上1000元以上的货款通过银行转帐结算。

5.6.3 供应处根据采购实际需要配备一定的备用金。备用金金额经学校分管副校长审批后,由财务处办理暂支、备案手续。备用金仅作采购周转资金专用,由供应处保管。

5.7监督机制

5.7.1 学校实行物资集中采购供应的同时,应建立有效的监督机制,增加采购供应行为过程的透明度和廉洁度。

5.7.2 内部监控机制:供应处通过建立健全内部管理制度,不断规范采购供应行为,提高采购供应效率和效益;通过建立责任制,严格业绩考核,杜绝和防范各种弊端,调动相关人员的工作积极性。

5.7.3 用户监督机制:各使用部门有权对供应处所供物资质量、价格进行咨询和调查,并向有关部门进行投诉。

5.7.4 上级监督机制:供应处上级领导对供应处的采购供应程序、管理状况、服务态度等采取定期检查与临时抽查相结合的办法进行考核,并建立科学的比价定位,对采购价和供应价进行监控。供应处上级领导随时接受群众投诉,核实后提出处理方案,限其整改。


6.相关文件

6.1办公用品购领管理办法

SJQU-WI-ZC-001

6.2民办教育政府扶持专项资金采购管理办法

SJQU-WI-ZC-002

6.3 供应商管理程序

SJQU-QP-ZC-02

6.4 不合格管理程序

SJQU-QP-ZL-06

6.5 设备家具管理办法

SJQU-WI-ZC-003

6.6教学服务外包管理办法

SJQU-WI-JW-010


7.相关记录

7.1设备申购表

SJQU-QR-ZC-004

7.2入库单

SJQU-QR-ZC-009

7.3付款审核表

SJQU-QR-ZC-012