上海建桥学院物资采购供应管理制度  
2013-04-09
 

上海建桥学院物资采购供应管理制度

第一章总则

第一条为加强和规范学校物资采购供应管理工作,提高资金使用效益,优化资源配置,保证学校教学、科研、办公等物资的及时供应,根据《中华人民共和国政府采购法》等有关法律文件规定,结合及我校实际情况,特制定本制度。

第二条学校所有外购物资均纳入集中采购供应管理范围,实行归口管理。

学校采购供应管理制度中的采购项目包括:

1、仪器设备类;

2、实验耗材类;

3、教材、图书类(含电子出版物);

4、日常办公类;

5、其它。

第三条学校分管副校长(财务总监)对物资集中采购进行统筹协调,负责物资采购供应和相关管理的宏观监控。学校供应处是物资采购的实施部门。

第二章采购供应程序

第四条采购计划。学校各部门所需物资必须事先提出采购计划,计划由本部门责任人根据本部门实际需求量制订,并按需求填写《申购单》。《申购单》内容包括物资的名称、规格型号、数量、预计经费、用途、主要技术参数、使用时间等。计划申购物资以满足正常需求为限,严禁浪费,造成积压。

第五条物资申购计划的审批按学校相关制度执行,供应处负责人应预审批次《申购单》经费,督促超额《申购单》申购部门补办以上相关审批手续。

第六条采购供应。物资采购遵循多人参与原则,供应处接到经过审批的《申购单》后,应及时作出采购安排。

1、合理安排采购方式,确保采购质量,做到服务耐心、价格合

理,努力降低成本,严禁供应质次价高的物资。

2、把握采购进度,确保物资按照要求到货时间供应到位,因市

场缺货或其它客观因素不能按时到货,供应处应主动与申购部门取得联系,并说明情况。

3、自行采购零星、急用或专业性较强的低值易耗品(含实验、实训耗材),须经供应处同意后方可实施,并及时到供应处办理入库手续,否则财务处不予报销相关费用。

第七条验收与入库。物资验收入库应多人参与,各尽其责。验收人员原则上由需求部门、资产管理处、供应处等部门相关人员组成,必要时,也可邀请有关技术人员来协助验收。多方验收合格后,仓库保管员填写《物资验收入库单》,办理入库手续。

第三章采购资金管理与报销程序

第八条采购资金应遵守学校财务的有关规章制度,由财务处统一管理。

第九条采购付款和报销必须凭有效发票和《入库单》(大

型仪器设备还需凭《上海建桥学院仪器设备验收付款审核表》),经供应处主管签字,财务总监审批后,到学校财务处办理。原则上1000元以上的货款通过银行转帐结算。

第十条供应处根据采购实际需要配备一定的备用金。备用金金额经学校分管副校长审批后,由财务处办理暂支、备案手续。备用金仅作采购周转资金专用,由供应处保管。

第四章监督机制

第十一条学校实行物资集中采购供应的同时,应建立有效的监督机制,增加采购供应行为过程的透明度和廉洁度。

1、内部监控机制:供应处通过建立健全内部管理制度,不断规范采购供应行为,提高采购供应效率和效益;通过建立责任制,严格业绩考核,杜绝和防范各种弊端,调动相关人员的工作积极性。

2、用户监督机制:各使用部门有权对供应处所供物资质量、价格进行咨询和调查,并向有关部门进行投诉。

3、上级监督机制:供应处上级领导对供应处的采购供应程序、管理状况、服务态度等采取定期检查与临时抽查相结合的办法进行考核,并建立科学的比价定位,对采购价和供应价进行监控。供应处上级领导随时接受群众投诉,核实后提出处理方案,限其整改。