【政策解读】强化档案工作规范管理 服务高等教育事业发展——《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》解读
2017年2月13日，四川省档案局会同四川省教育厅联合修订印发《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（以下简称《细则》），这是新形势下高等学校（以下简称“高校”）开展档案工作规范化管理的重要依据性文件。
一、出台背景
高校档案是高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。它在高校教育和改革中发展着独特的作用。为加强高校档案工作，早在2008年，教育部、国家档案局制定了令第27号《高等学校档案管理办法》以下简称《办法》，2009年，四川省教育厅、四川省档案局制定了《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，提出了贯彻实施《办法》的具体措施，并将《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》作为附件一并印发，全省掀起了开展档案工作规范化管理的热潮，各高校紧紧围绕高等教育事业工作大局，创新档案工作机制，夯实档案基础建设，拓宽档案服务领域，在档案资源建设、利用体系建设、安全体系建设和档案工作发展环境等方面都取得了明显成绩，为全省高等教育和经济社会发展作出了积极贡献。
随着时代的发展，国家出台了一系列关于高等教育事业和档案工作的新要求新规定。国务院相继印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》《国家教育事业发展十三五规划》，要求各高校坚持“以一流为目标、以学科为基础、以绩效为杠杆、以改革为动力”的基本原则，加快建成一批世界一流大学和一流学科。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。2015年，中共四川省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，提出要在国家档案馆和党政机关、团体、企事业单位深入推进档案工作规范化管理，实施制度化监督指导。2016年，全国档案局长馆长会议要求，统筹推进档案规范化建设和信息化建设，改革创新，稳中求进，在确保档案安全的前提下努力实现档案工作提质增效。
在上述背景下，试行《细则》与形势变化、任务要求不相适应的问题凸现出来，四川省档案局、四川省教育厅及时启动了《细则》的修订工作，由省高校档案工作协会负责起草，省档案局、省教育厅组织专家进行反复修改、论证，并公开征求全省高校意见，数易其稿，修订印发了《细则》。在修订过程中，充分发扬民主，集中高校档案工作者智慧。同时，坚持保持总体稳定的原则，只修改在实践中形成共识的内容，充分体现档案工作实践最新成果，充分体现党和国家最新要求，既有利于实现高校档案工作与时俱进地创新发展，又有利于保持高校档案管理内容的稳定性和连续性，更好规范和指导当前和今后一个时期的我省高校档案工作。
二、主要内容
《细则》根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我省实际进行制定。全文分为总则、机构与职责、收集、整理与归档、保管与保护、利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则6个章节和附件《四川省高等学校档案工作规范化管理标准》。其主要内容如下：
（一）对高校档案进行了重新定义。《细则》根据高校的四大功能，明确了高校档案是指高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这个定义一是突出了高校档案的原始性，高校档案是在高校各项活动中直接形成的原始记录。二是突出了文字、图表、声像等不同的记录形成，以及纸质档案、电子档案等不同的载体形式。
（二）厘清了高校档案工作管理职责。《细则》规定，四川省教育厅主管全省高校档案工作，四川省档案局负责对全省高校档案工作进行业务指导、监督和检查。高校应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
（三）确定了高校档案工作体系。《细则》提出，高校应建立在校长领导下，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各部门）专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。这个新规定，旨在促进高校构建政令畅通的档案工作体系。《细则》要求，高校档案工作应由高校校长领导，主管档案工作校领导协助校长负责档案工作。这是高校档案工作有别于机关、企业档案工作之处。
《细则》规定，高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备了建校历史在50年以上，全日制在校生规模在1万人以上，已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上，这三个条件之一的高校应设立独立的档案馆。未设立档案馆的高校应设立综合档案室。从全省情况看，我省高校大多建立了与高校发展相适应的档案管理机构，有的成立档案馆，有的建立了综合档案室，能满足高校档案工作的需要。但也有个别高校虽然具备了上述条件，但至今未成立档案馆，制约了学校档案工作的发展。
《细则》强调，高校应成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。这是为了加强高校档案工作的领导、强化高校档案工作的业务指导。
《细则》规定，高校档案机构是学校档案工作的业务管理部门，对全校档案工作进行组织、协调和管理。高校档案机构不仅是业务部门，还是管理部门，承担着全校档案工作的组织管理，要对各部门、院系档案工作进行指导和监督。
《细则》要求，高校档案机构要利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动，积极申请创设爱国主义教育基地和文化素质教育基地，充分发挥高校的档案人才优势和档案资源优势，使高校档案文化建设成为档案事业发展中的一大特色和亮点。
《细则》规定，高校各部门负责人应对本部门归档文件的完整性和系统性负责。各职能或承办部门文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。目前，我省部分高校已实行部门立卷归档制度，有的还将其列入各部门和有关人员的目标考核中，有效地提高了高校档案的归档质量，确保了高校档案的齐全完整。
（四）提出了档案资源建设的目标。《细则》对档案资源建设提出了新规定，高校应制定或修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。一是明确了党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类等11类文件材料的归档范围。二是新增加了对“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）及重大活动档案管理工作的要求。三是要求高校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料，应按照规定及时移交，任何个人不得据为己有。四是要求高校应制定相关制度和办法，加强与学校有关的各种档案史料的征集。五是在要求高校档案机构与博物馆和图书馆等部门开展业务协作的基础上，新提出了要推进文物、图书、情报与档案资源共享。六是明确了各类文件材料的归档时间。
《细则》根据《会计档案管理办法》，对会计档案的管理做出新规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由学校会计管理机构临时保管1年，再移交高校档案机构保管。高校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。
（五）强调了保管与保护要求。《细则》强调了高校档案的安全保管。一是高校应开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。二是高校应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高高校档案抗风险能力。这两条是根据新修订的《中华人民共和国保密法》和国家有关档案应急处置的要求做出的新规定。
（六）突出了档案利用与公布。《细则》规定，高校档案机构应按照国家有关规定公布档案。未经高校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。这赋予了高校档案机构对公布档案的职责和职权。要求高校档案机构应采取多种形式(如举办档案展览、制作电视节目、发行音像制品、建设档案网站等)，积极开展档案宣传和校史研究工作，参与校园文化建设。有条件的高校，应在相关专业开设有关档案管理的选修课。近年来，我省高校积极开展档案文化建设，有的高校举办校史展、学校名人展，有的高校编辑出版档案文化作品，有的高校建设档案网站，开展档案文化宣传，充分彰显了高校档案文化的魅力。《细则》将这些实践探索，固化为规定要求。
（七）强化了条件保障规定。《细则》强调，高校一应将档案机构在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。二应为档案机构提供专用的、符合档案保管要求的档案库房。三应将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划，设立专项经费，配备所需设备设施，加快数字档案馆（室）建设。目前，我省个别高校尚存在档案经费不足、档案库房不能满足档案保管需求、数字档案馆（室）建设滞后的现象。《细则》有针对性的提出了要求。
（八）明确了奖励与处罚规定。《细则》根据档案法律法规的规定，提出高校对在档案工作中做出贡献的单位或个人，应给予表彰与奖励。对违犯档案法律法规的直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
同时，《细则》还明确规定了档案人员有关待遇。《细则》根据《办法》的相关精神，从3个方面进行了规定，一是高校档案机构中的专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。二是高校对长期接触有毒有害物质的档案人员，应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。三是高校对档案人员中的涉密人员，应按照有关规定予以专项补助。这体现了对高校档案人员的人文关怀。
此外，《四川省高等学校档案工作规范化管理标准》强化了对档案信息化建设和档案文化开发与传播的要求。等级认定按百分制标准分3级：95分及以上为一级；80分及以上至95分为二级；70分及以上至80分（不含80分）为三级。同时设定了加分标准，创设了省级及以上爱国主义教育基地或文化素质教育基地，开设有关档案管理或校史选修课，档案管理及档案服务特色项目获得国家教育行政部门或档案行政部门表彰、奖励，可获得加分。
三、贯彻实施要求
（一）强化组织领导。《细则》从我省高校档案工作实际出发，对高校档案工作做出了全面明确的规定和要求，是全面衡量高校档案工作水平的重要依据。各高校要充分认识《细则》的实施对推进高校档案工作规范管理和科学发展的重要意义，要将档案工作规范化管理纳入领导议事日程、纳入工作计划、纳入经费预算，力争在“十三五”期间，实现全省高校档案工作规范化管理全覆盖。
（二）强化贯彻落实。各高校要深刻领会《细则》的内涵和实质，采取宣讲培训、集中学习、网络交流等多种形式，开展学习宣传活动。要对照检查学校档案管理中存在的问题，制定档案工作规范化管理实施方案和意见，要通过档案工作规范化管理建设，进一步丰富高校档案资源，深化高校档案开发利用，强化档案安全管理，提高高校档案工作的服务能力和治理能力，实现高校档案工作提质增效。
（三）强化监督指导。各级档案行政管理部门要与教育主管部门密切配合，以《细则》为标准，通过实地调研、现场指导、抓点示范等多种形式，开展高校档案工作的业务指导。省档案局将联合省教育厅组织学习宣贯《细则》的培训会，开展高校档案工作规范化管理现场指导，进行以贯彻实施《细则》为主要内容的高校档案工作规范化管理检查，并将检查情况在全省范围内进行通报。（作者单位：四川省档案局）