上海市民办普通高等学校档案管理办法  
2013-05-14
 

第一章  总则

 第一条  为了加强和规范本市民办普通高等学校(以下简称民办高校)的档案工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》,结合本市民办高校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称民办高校档案是指民办高校在党群、行政、教学、科研、基建、外事、财务等活动中直接形成的,对国家、社会和学校有保存价值的各种载体形式的文件材料。

第三条  民办高校应当对档案实行集中统一管理,确保档案完整、准确、安全和有效利用

第四条    民办高校应当加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学校的发展规划、工作计划和有关管理制度,列入有关人员的工作职责和考核范围,提供条件,落实责任,严格督查,保障档案工作有效开展。

第五条     民办高校要把档案室建成保管学校档案的基地、爱国荣校的教育基地以及为学校工作和社会事业提供档案信息服务的中心。

第二章  管理体制与职责

 

第六条     民办高校应当明确一名校领导分管档案工作,各部、处、室、院、系、中心、馆等部门应当由一名负责人分管本部门的档案工作,并确定兼职档案人员具体负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第七条  民办高校办公室是主管全校档案工作的职能部门,负责保管和提供利用学校档案,并指导学校各部门文件材料的管理,对所属机构档案工作进行监督和指导。

民办高校办公室可以设置学校档案室,承担学校具体的档案工作任务。

第八条  民办高校办公室应当履行以下档案工作职责:

(一)宣传和贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规、方针、政策,规划学校的档案工作。

(二)建立健全并组织实施学校档案工作的规章制度。

(三)指导学校各部门文件材料的收集、整理、归档工作和学校所属机构的档案工作。

(四)对各类档案进行接收、整理、保管、鉴定、统计,确保档案的完整和安全。

(五)负责档案提供利用及相关的服务工作,配合学校中心工作积极开展档案编研工作。

(六)运用先进技术和手段加强档案现代化管理。

(七)组织学校专兼职档案人员的业务培训,开展档案学术研究。

(八)参加上级主管部门及档案学会组织的学术研究和交流活动,并积极承担和完成其布置的工作任务。

(九)完成校领导交办的其他任务。

(十)其他法定任务。

 

第三章  文件材料管理

 

第九条  民办高校各部门和个人在从事党群、行政、教学、科研、基建、外事、财务等活动中形成的各种载体的文件材料,必须向本部门兼职档案人员移交,经本部门领导审核认定后,对应归档的文件材料进行整理并交学校档案室归档。任何部门和个人不得将属于学校归档范围的文件材料据为己有。

第十条  民办高校有关部门在组织科研、基建工程、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时,应当通知档案室参加,对应归档文件材料进行检查验收,并指导监督有关部门按时做好文件材料的归档工作。凡未经档案人员验收或验收不合格的,或者项目承办部门不按规定将文件材料归档的,项目不予验收、鉴定,设备不得进行固定资产登记及财务报销。

第十一条  民办高校的各类文件材料应当由形成或承办部门收集齐全,并按照文件材料的形成规律进行系统整理。

第十二条  民办高校各类文件材料归档范围和档案保管期限应当根据国家有关规定并结合学校实际情况确定。

第十三条  民办高校各部门应当在每年6月底以前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作;各教学部门产生的文件材料应在次学年寒假前归档;会计档案在会计年度终了一年后归档;科研项目文件材料在科研项目完成后及时归档;基本建设项目文件材料在项目竣工验收后3个月内归档;设备仪器文件材料在开箱验收登记后及时归档。

归档文件材料应当内容完整、书写工整、声像清晰、材质优良、格式规范、整理有序,符合有关技术标准和业务规范要求。

第十四条  文件材料移交归档时,归档部门与档案室应当严格办理交接手续。

 

第四章  档案管理

 

第十五条  档案室应当对保管的档案进行分类、编号、上柜架排列,编制检索工具。

第十六条   民办高校应当设置专用的档案库房,配备温湿度调控设施,加强档案防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物等安全防护工作。

第十七条  档案室用房应当符合国家有关规定,力求做到库房、阅档室、办公室三分开。

第十八条  民办高校应当成立档案鉴定工作小组,对超过保管期限的档案及时进行鉴定。对确无继续保存价值的档案经学校主管领导批准后销毁。

第十九条  档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析,并编制档案工作统计报表。

第二十条  民办高校应当积极推进档案现代化管理,建立档案信息管理系统,逐步实现档案数字化和网络化管理。

第二十一条  档案室应积极做好档案的提供利用工作,努力开发档案信息资源,为学校领导、有关部门以及各项工作提供及时、有效的服务。 

 

第五章 奖励和处罚

 

 第二十二条          民办高校应当加强对档案工作的检查考核工作,切实将文件材料归档和档案管理工作作为对学校和各部门工作进行总结、考核、评估的重要内容,对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。

第二十三条          民办高校档案管理中凡发现违反规定拒绝向档案室移交应当归档的文件材料,涂改、伪造和擅自赠送、出售档案或者泄露档案内容,以及其他档案违法行为,由学校和有关主管部门依法追究当事人的责任。

 

第六章 附则

 

第二十四条          本办法自2005111日起施行。