第一章    总则

 

第一条  为了加强学院档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》和《上海市民办普通高等学校档案管理办法》等规定，结合学院的实际，制定本办法。

第二条  学院档案，是指学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等历史记录。

第三条  学院档案工作是办好学院的重要基础工作，是衡量学院教育质量、科研水平及管理水平的重要标志，是评估学院办学水平的重要内容，也是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作。

第四条  学院各级领导应把档案工作纳入本单位的工作计划，纳入管理制度和有关人员的职责范围，加强对档案工作的领导和管理；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；并根据档案工作发展的需要，保证人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障依法开展档案工作。

第五条  学院档案工作应当实行统一领导，集中管理，以确保档案的完整、准确与安全，便于学院与社会利用。

 

第二章    管理体制与职责

 

第六条  我院档案工作，接受上海市教委领导，同时接受上海市档案局的指导、监督和检查。

第七条  学院成立档案工作领导小组，由分管档案工作的副院长任组长，院办主任任副组长，成员由有关职能部门和各系的负责人组成。档案工作领导小组是学院档案工作的最高行政管理机构，领导全院档案工作，其主要职责是：

1．认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规，结合本院实际，提出指导性意见；

2．负责将档案工作纳入学院的发展规划和年度计划，保障档案工作与其他工作同步发展；

3．审批学院有关档案工作的规章制度、规划等；

4．研究、决定学院档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜；

5．为学院档案工作的开展创造必要的条件，促进档案管理现代化建设；

6．协调档案工作与其他工作的相互关系。

第八条  我院档案室隶属院长办公室领导，由院办主任分管档案工作。学院档案室，既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存学院档案并提供利用的基地。全面履行档案行政管理和档案保管利用两种职能。其主要职责是：

1．宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定学院档案工作发展规划、工作计划等；

2．制订本院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

3．负责对学院各部、处、系、中心（以下简称各部门）的档案工作进行监督和指导，协助各部门做好各类档案的预立卷工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，及时做好档案的接受（征集）、分类、鉴定、统计、保管和利用；

4．编制检索工具，多形式多层次开发档案信息资源，逐步把档案部门建设成为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学院与社会的信息中心；

5．负责建立健全档案工作管理体系及对全院兼职档案工作人员的业务培训；开展、参加院内外的档案业务研讨和交流活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

6．积极开展档案数字化建设，加强档案现代化管理；

7．开展档案宣传教育活动，扩大档案工作的影响，提高全院师生的档案意识；

8．完成学院领导交办的其他任务。

第九条  各部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并由一名或多名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

（一）部门分管档案工作负责人主要职责是：

1．组织部门教职工学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划；

2．加强与学院档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；

3．支持部门兼职档案员开展工作，帮助他们解决实际困难。

（二）部门兼职档案员主要职责是：

1．认真学习、贯彻《档案法》，严格执行学院档案工作的规章制度，掌握档案管理工作的基本技能；

2．根据本部门归档范围要求和归档类目表，负责本部门文件材料的收集积累、整理、预立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

3．主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交归档材料；

4．积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；

5．注意文件材料的安全和保密工作。

第十条  档案工作人员必须以“三个代表”重要思想为指导，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵纪守法、公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案业务知识和相关学科的科学文化知识和现代化管理知识、技能。

 

第三章  文件材料的归档、移交和接收工作

 

第十一条  建立和完善归档制度。将归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的党政、教学、科研管理等工作，都有完整、准确、系统的文件归档。

第十二条  学院档案分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像等十大类（另增设了实物类），各类档案的归档范围和保管期限按《上海建桥学院档案立卷部门归档范围和保管期限》执行。凡属应归档的材料必须按规定及时归档。

第十三条  各类档案归档时间

1．党群、行政、教学、仪器设备、出版、外事、财会类档案以及科研、基建等门类的管理性文件应在次年三月底前归档；

2．科研、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定（结题）、验收后三个月内归档；

3．随时接收声像、实物类及上级规定应接受的档案。

第十四条  个人在从事党政、教学、科研管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须向本院档案室移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向本院档案室捐赠档案的，将酌情予以奖励。

第十五条  学院各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续、填写移交清单一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，双方清点无误后签字、盖章，各执一份备查。

 

第四章  档案管理

 

第十六条  档案室对档案进行分类、编号和排列。分类方法按《上海建桥学院档案实体分类方案》执行。

第十七条   档案室对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于要销毁的档案必须填写销毁清册，经学院档案工作领导小组批准后方可销毁。

第十八条  档案室应有专人负责下列统计工作：

1．档案的收进和移出，案卷数量，档案利用销毁和室内的各种数据等情况；

2．按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。

第十九条  档案室应建立和健全库房管理的规章制度，实行专人负责；严格按照“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体”的要求管理库房；研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案进行及时修复或复制，确保档案的安全与完整。

第二十条  档案室对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向学院档案工作领导小组报告，及时处理。

第二十一条  为充分发挥室藏档案信息资源的作用，要积极推进档案的计算机管理，有计划有步骤地朝着“数字化档案室”的目标努力。

 

第五章   档案的开放与利用

 

第二十二条  学院档案室要积极创造条件，按照《档案法》的规定向学院和社会开放档案。

第二十三条  学院室藏档案下列情况不宜开放：

1．涉及国家秘密；

2．涉及专利和科技秘密；

3．涉及个人隐私；

4．档案形成部门规定限制利用的；

5．学院董事会、党政重要会议记录。

第二十四条  档案室应设立专门的阅档室，并提供档案检索工具；档案室工作人员应熟悉室藏档案，了解学院各项工作的需要，加强信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，起好领导和部门的助手和参谋作用，最大限度地满足利用者的需要。

第二十五条  档案室进行档案提供利用必须遵循下列规定：

1．单位和个人凭个人身份证和合法证件，可以利用已经开放的档案；

2．本院教职工因工作需要可直接查阅、借阅本部门归档的档案，若查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案，须持部门介绍信并经立卷部门负责人同意。

3．利用者要求复印档案，一律由档案室办理。档案复制件，必须加盖档案室公章或专用章，方具有与原件同等效率。

4．外单位或个人查阅档案并要求出具各种证明的，需提供单位介绍信或身份证等有效证件，并按国家和本市规定收取费用。

5．查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，对借出的档案，档案室要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。

第二十六条  档案室必须编制必要的现代化的检索工具，建立数据库；积极开展档案的编研工作，有计划地对档案资料进行研究、整理。

第二十七条  采取多种形式，如举办档案展览、讲座等，积极开展档案宣传工作。

 

第六章  考核、奖励与处罚

 

第二十八条  建立档案工作的岗位职责和考评制度，每两年由档案室对各部门的档案工作进行检查评比和考核。对成绩突出的部门和个人，建议学院给予表彰和奖励。

第二十九条  对于违反《档案法》的行为，由学院根据《档案法实施办法》和《上海市档案条例》的有关规定予以处罚。并报上海市档案局和上海市教委档案室备案。

 

第七章  附则

 

第三十条  本管理办法由学院档案室负责解释。

第三十一条  本管理办法自发布之日起施行。

 

     二○○五年十二月