今天在上海交大举行高校档案工作研讨会，首先感谢交大为全国高校档案界的同行提供了很好的交流机会，在此我代表上海市教委欢迎远道而来的各位嘉宾，并对市档案局仓大放副局长的光临表示衷心的感谢。上海交通大学档案馆是全国高校中成立最早的档案馆之一，至今已走过了20年的历程。借此机会，我也代表上海市教委向交大档案馆表示诚挚的祝贺。

    长期以来，交大档案馆秉承学校与时俱进、追求卓越的精神，以争创一流档案工作为目标，不断解放思想，积极谋求机遇，勇于开拓创新，坚持真抓实干，敢为人先，锐意进取，在档案工作目标管理达标评估、档案资源开发整合利用、归档模式变革、服务机制创新、人才队伍优化、科研水平提升、现代化管理、信息化建设和档案工作内涵建设、社会功能拓展等方面步步深入，做了许多开拓性的工作，取得了跨越式的发展，在上海乃至全国高校中能起到一定的领先作用。陈华新馆长作为中国高等教育学会档案工作分会会长和原上海市档案学会高校专业委员会的理事长，潜心于高校档案工作的研究，思路开拓，在高校中起到了一定的率先引领和服务指导作用。可以说，20年来上海交大档案工作的发展之路也是上海高校档案工作发展的一个缩影。这首先应归功于、也是得益于交大领导对于档案工作的高度重视、远见卓识，学校分管档案工作领导的正确领导和交大档案馆领导班子的先进理念及学校全体档案工作者的不懈努力，更离不开市档案局的关心指导和全国高校同仁的传经送宝。

    我们高校档案工作的发展，与上海高等教育改革发展是密不可分的。“十五”期间，上海高等教育的整体发展随全国高等教育的改革深化而不断推进，以“2+2+X”为标志的高校布局结构调整取得了重大成就。这期间是上海高校规模的扩展期、上海高校科研水平及产学研结合的提升期、上海高等教育水平的超越期、上海高等教育对社会经济发展的突出贡献期。“十一五”期间，根据上海“四个中心”、“两个率先”的目标定位和以上海为中心的长三角地区一体化发展的需要及世博经济的强有力拉动，上海高等教育势必面临前所未有的发展机遇。上海高等教育的发展内涵将放在推动高等教育创新、深化高等教育改革、优化高等教育结构、提高高等教育质量上，即推动高校软实力的提高，上海要有一定数量的大学要加快发展，进入世界一流大学的行列，同时，高校的办学要增强特色，扩大影响力，有特色学校要保持办学特色。

    对此，上海各高校档案馆（室）应以科学发展观为指导，根据学校的发展目标，制定切实可行的规划，与时俱进，积极推进理论创新、制度创新和科技创新，重点加强档案资源建设、信息化建设和内涵建设，为学校上水平、创一流，为提高上海城市的综合竞争力，为发展先进文化，为满足广大人民群众的需要提供及时、有效、优质的档案利用服务。下面我就结合今天研讨会的主题，从两个方面谈谈自己的想法。

    一、不断丰富高校档案资源，创新档案服务机制。
    随着我国经济社会的发展和档案事业的不断创新、档案工作的日益开放，档案馆正逐渐融入社会大众文化体系，日益向大众化、公共化方向发展。高校档案馆（室）也不例外，必须强化公众服务和以人为本的理念，向社会敞开大门，走亲民的路线，为社会公众提供更多的档案文化产品和个性化的服务方式。但高校传统的、一成不变的接收范围使源源不断的进馆档案的凭证参考价值与文化价值存在“一手硬一手软”之弊。因馆藏来源较为单一，高校档案馆藏、室藏档案信息的涵盖面和辐射量亦受到局限。不少高校档案馆室由于基础工作薄弱，现有的馆藏档案资源还不能及时转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源。这就要求我们除了通过各种途径最大限度地开发现有档案资源外，还必须建立与之相应的丰富的馆（室）藏，研究和把握社会需求及其发展趋势，提升档案馆馆藏资源的文化内涵。为此，我们应重新认识并调整档案收集工作和业务指导工作。①要从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集，多渠道、全方位地收集、征集档案，营造档案进馆工作步入良性有序的工作环境。②要结合本单位的实际情况，做好鉴定工作，确定科学的收集范围、内容和保管期限，保证重要档案资源不流失，确保馆藏档案来源主渠道的畅通。③要拓展收集视野，把档案对单位和社会的价值结合起来考虑，切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来，如重大科研档案、重大基建项目档案都是加强收集的范围。④要根据学校的办学特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、杰出校友档案等等。⑤要具备必要的超前意识，提前介入，建立健全重要会议、重大活动建档的运作机制，切实加强国家档案资源建设。⑥还要根据公众的需求更新档案公共服务的形式与手段，除传统的接待查档，较高层次的专家咨询、专题咨询、定向跟踪服务外，还可提供档案展览、档案影视、声像作品等大众喜闻乐见的档案公共服务形式与手段。总之要做到社会需求发展到哪里，学校的教育教学工作发展到哪里，档案公共服务就延伸到哪里；社会需求什么，学校的改革发展需求什么，档案公共服务就提供什么“产品”。要让档案以各种形式真正从档案库房内“解放”出来，走入千家万户，努力贴近现实，积极融入老百姓经济精神文化生活，这样才能增强民众对档案馆的亲和力，逐步改变社会对档案概念的认识偏差和心理误区，进而凸现档案的文化属性。
丰富高校档案资源是创新档案工作的基础，创新档案服务机制、改善档案服务方式是创新档案工作的目的，我们要按照“坚持创新、突出服务”的思路，来加强高校档案资源建设，要在充分发挥档案馆室收集、保管、利用档案资料这三项基本功能的同时，进一步开发利用档案资源，发挥其保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。

    二、进一步加强理性思考，提升高校档案信息化水平。
    档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可或缺的手段。但档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，绝非轻而易举。高校档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处，与学校整体信息化建设同步、协调发展。为此，各高校在档案信息化的实践中要加强理性化思考，解决好以下几个问题：

       1、制定档案信息化建设的具体目标
    档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一项系统工程。各高校在实践过程中应结合自己各方面的情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现目标的步骤与方法等，必须统筹规划，科学布局，防止重复建设。在目前缺乏实施细则和标准与指标体系的情况下、在基础工作准备不足的情况下，如果一味追求档案工作的“现代化”、“信息化”，甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化，这样做可能会存在一定的隐患，最终即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难说达到信息化的目的。从实际情况看不少高校数据库建设质量不高，如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等现象，离信息化管理的要求尚有很大距离。今年，我们上海高校档案专业委员会向市档案局申报了“高校档案数据库建设策略研究”这样一个课题，试图通过该研究项目从高校档案数据库建设现状调查、分析入手，着重研究高校档案数据库标准、资源建设及安全保障体系等问题，建立一套适应信息化校园建设需要的档案信息数据库框架。在此，希望有关参加此课题的学校和人员认真完成课题，并在实践中对本市高校档案数据库建设的科学规划，加快高校档案信息化建设进程有所推进，为今后架构统一的高校档案信息平台提供依据。

        2、注重档案信息化的投入产出
    档案信息化是项高投入的事业，不仅要投人大量的人力，而且需要投入大量的资金。电子文件较纸质文件管理的难度要大得多。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”，因此应十分注意投入效果。档案部门用于信息化的资金有限，且来之不易，若造成浪费实在可惜。应在进行充分的可行性论证的前提下，将自己的馆藏、室藏作科学的、符合实际的分析，鉴定出需要数字化的档案，制定妥善完整的方案，注重实效，分步进行，不要一哄而上，盲目地追求纸质档案数字化的速度、进度和完成量，要紧密跟踪信息技术的发展、变化，采取科学的管理方法和手段，来保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性和安全性。

        3、做好档案信息安全的适度控制
    由于电子载体的寿命较短，电子信息不稳定，易受计算机病毒的攻击，或因操作不当、管理不善，软硬件环境更新过快，电子文件较易受损、失真、泄密或不能识别等原因，且其受损往往是大批量、一瞬间、毁灭性的，后果十分严重。为确保文件的安全，需要档案和业务部门人员具备较强的计算机操作能力，并与计算机专业人员密切配合，采取严格的管理和技术措施，包括用户权限控制、密码设置和管理、计算机病毒的防范和杀灭，以及计算机软件和数据的经常性维护等。为了确保电子文件的完整、真实、有效，还需要从电子文件形成起直至整个生命周期内，对其进行严格的质量检验。反之，也要注意在档案信息安全上要适度控制。维护档案信息安全是必要的，但过于强调保密会贻误信息化的进程与加大资金投入。有关专家提出，信息安全不是越安全越好，犹如一个房间需要几把锁和装什么性能的锁，取决于里面放了些什么东西。档案信息化要考虑成本、安全、效果三者的关系，不能再重蹈过去对纸质档案保密过严的覆辙，以致于投入成本不合理的增大，而信息却得不到充分的利用。
    创新是推动档案工作发展的原动力。回顾上海交大档案工作的发展历程，也证明了这一点。全国高校档案工作同样也走过了不平凡的发展阶段，其每一步发展也无不凝结着创新的智慧。在此我衷心地祝愿上海交大和全国高校档案馆（室）档案工作不断有新的起点，以创新为动力，以创新为源泉，在未来赢得更大的发展。