1．目的

加强学校档案工作的业务建设，不断提高档案科学化、规范化管理水平，有效地为教学工作服务和为学校发展积累档案史料。 

2．适用范围

全校。

3．定义

无。

4．职责

4.1学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学校综合档案室（以下简称档案室）受学校办公室领导，统一管理二级学院各门类档案。

4.2学校各部门、二级学院形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，都应作为档案及时收集立卷，交档案室集中统一管理。

4.3学校各部门、二级学院应指定专人兼管文书立卷归档工作。各部门办理完毕的文件材料，应整理立卷，按期向档案室移交归档。

4.4档案室的基本任务是集中统一管理学校党政各种门类和载体的档案；积极开展利用工作，为教学等各项工作服务。

4.5档案工作人员必须认真学习政治理论和党的方针政策，学习档案业务，不断提高自身的政策水平和业务能力。

4.6档案工作人员必须加强保密观念，做好档案保密工作和档案室的保卫工作，保证档案资料的安全，维护必要的机密。

5．管理内容

5.1文件材料的立卷、归档

5.1.1按照《上海市档案条例》的规定，学校实行文书处理部门立卷归档制度，即由各处室、二级学院负责立卷归档的制度。

5.1.2凡各处室、二级学院在工作中所形成的并具有保存价值的文件材料都应收集齐全，并做好预立卷工作，经档案室审卷后于次年6月底以前向档案室移交归档。档案移交时，交接双方应根据目录清点核对，并履行签字手续。

5.1.3归档的案卷应按照文件形成的规律和文件之间的联系，根据学校文书材料立卷归档的要求进行整理，做到内容真实，收集完整，组卷合理，手续完备，便于保管、查找和利用。

5.2档案的整理、保管和统计

5.2.1学校档案室保管的档案，采用年代——组织机构的分类方法，按永久、长期、短期排列、上架，经系统整理后的案卷一般不轻易变动顺序号。

5.2.2档案室应定期检查库存档案，如发现有损坏严重的案卷，应及时查清原因，及时修复。

5.2.3档案库房应门窗坚固，进出库房随手关门，经常打扫，保持整洁，并按时做好温湿度记录，做好防盗、防火、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物等工作，不准在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

5.2.4档案库房应有专人管理，档案干部工作调动时，应办理交接手续，必要时应检查全部或部分的档案。

5.2.5档案室应建立登记统计制度，对档案的接收、移交、保管、利用等情况定期进行登记和统计。

5.3档案资料的利用

5.3.1档案室工作人员应熟悉学校历史和所保管的档案，熟悉各处室、二级学院业务工作，加强服务观念，提高服务质量，积极提供档案资料为学校各项工作服务。

5.3.2档案室负责编制各类案卷目录、全引目录等检索工具。

5.3.3档案室根据领导要求和工作需要，负责编制文件汇编、综合统计材料，撰写档案编研材料。

5.3.4学校和外单位有关人员利用档案，应按照学校档案借阅的有关规定办理。

5.4档案的鉴定和销毁

5.4.1档案室会同有关业务部门根据《上海建桥学院档案保管期限表》的规定，定期对已经超过保管期限的档案加以审查，对确无继续保存价值的档案，应编制销毁清册，报经学校领导批准后予以销毁，并在案卷目录上注销。

5.4.2经批准销毁的档案，档案室要派专人当场监销，销毁过程中，必须严格注意保密。

6．相关文件

7．相关记录

8．附件

各二级学院、部门档案移交清单.doc

档案出档登记册.xlsx

档案入档登记册.xlsx

二○一八年一月