第一章  总则

第一条  为进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案服务于学校和社会的作用，实现学校档案建设和管理科学化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》和《上海市民办普通高等学校档案管理办法》等规定，结合学校的实际，制定本办法。

第二条  本办法所称学校档案，是指学校在教学、科研、党政管理基本建设和其他各项活动中，直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的文件材料。

第三条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量、科研水平及管理水平的重要标志，是评估学校办学水平的重要内容，也是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

第四条  学校档案工作实行“三纳入”、“四同步”：学校各级领导应把档案工作纳入本单位的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入各部门及有关人员的工作职责与考核范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，根据档案工作发展的需要，保证必要的档案工作条件，保障依法开展档案工作。

第五条  学校档案工作实行统一领导，档案由学校综合档案室（以下简称档案室）集中管理，以确保档案的完整、准确、系统与安全，便于学院与社会开发利用。

第二章  管理体制与职责

第六条  我校档案工作，接受上海市教委等上级相关主管部门的指导、监督和检查。

第七条  学校成立档案工作领导小组，由分管档案工作的副校长任组长，校办主任任副组长，成员由有关职能部门和各学院的负责人组成。领导全校档案工作，其主要职责是：

1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，审定学校档案工作规划、规章制度；

2.负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

3.协调各部门处理落实档案工作“三纳入”、“四同步”；

4.负责对各单位档案工作进行监督、指导、检查和考核；

5.研究、决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜；

6.为学校档案工作的开展创造必要条件，促进档案管理现代化建设。

第八条  我校档案室隶属校长办公室领导，由校办主任分管档案工作。学校档案室，既是学校档案工作的归口管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用的场所。全面履行档案管理和保管利用两种职能。其主要职责是：

1.宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定学校档案工作发展规划、工作计划等；

2.制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

3.负责对学校各部门、二级学院(以下简称各部门)的档案工作进行监督和指导，协助各部门做好各类档案的预立卷工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，及时做好档案的接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管和利用；

4.编制检索工具，多形式多层次开发档案信息资源，逐步把档案部门建设成为档案的保管基地和服务学校与社会的信息中心；

5.负责建立健全档案工作管理体系及对全校兼职档案工作人员的业务培训开展、参加校内外的档案业务研讨和交流活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平；

6. 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

7.开展档案宣传教育活动，扩大档案工作的影响，提高全院师生的档案意识；

第九条  学校各二级单位由一名负责人分管本部门的档案工作，并由一名或多名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

 (一)二级单位分管档案工作负责人主要职责是：

1.组织部门教职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划；

2.加强与学校档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；

3.支持部门兼职档案员开展工作，帮助他们解决实际困难。

4．有特殊保管要求且具有一定独立性的档案，可按照有关规定设立档案分室单独保管。

(二)二级单位兼职档案员主要职责是：

1.认真学习、贯彻《档案法》，严格执行学院档案工作的规章制度，掌握档案管理工作的基本技能；

2.根据本部门归档范围要求和归档类目表，负责本部门文件材料的收集积累、整理、预立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

3.主动接受学校档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向案室移交归档材料；

4.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；

5.注意文件材料的安全和保密工作。

第十条  档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵纪守法、公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案业务知识和相关学科的科学文化知识和现代化管理知识、技能。

第三章  归档、移交和接收

第十一条  建立和完善归档制度。将归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的党政、教学、科研管理等工作，都有完整、准确、系统的文件归档。

第十二条  学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等十一类，各类档案的归档范围和保管期限按《上海建桥学院档案立卷部门归档范围和保管期限》执行，凡属应归档的材料必须按规定及时归档。

第十四条  学校各部门在教学、科研、管理和其他活动中或个人在职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，均应按照规定及时归档，由档案室集中管理，任何个人不得据为己有；个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等；对个人向本校档案室捐赠档案的，将酌情予以奖励。

第十四条  各类档案归档时间

1.学校各类档案中能及时归档的材料，应在完成后第一时间归档；能按自然年度归档的文件材料，最迟在次年上半年学期结束前归档；

2.教学类和能按教学年度归档的文件材料在当年年底前归档，其他各类材料在完成一个培养周期（既一届学生从入学到毕业），学生毕业之日起三个月内归档；

3.科研、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定(结题)、验收后三个月内归档；

4.仪器设备随机文件材料在设备开箱验收时同步归档；

5.重大活动、活动文件材料在会议、活动结束两个月内归档；

6.随时接收声像、实物类及上级规定应接受的档案。

第十五条  学校各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续、填写移交清单一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，双方清点无误后签字、盖章，各执一份备查。

第四章  档案管理

第十六条  档案室对档案进行整理、分类、鉴定、编号和上架。分类方法按《上海建桥学院档案实体分类方案》执行。

第十七条  档案室对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于要销毁的档案必须填写销毁清册，经学校档案工作领导小组批准后方可销毁。

第十八条  档案室应有专人负责下列统计工作：

1.档案的收进和移出，案卷数量，档案利用销毁和室内的各种数据等情况。

2.按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。

第十九条  档案室应建立和健全库房管理的规章制度，实行专人负责，做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防霉、防光等要求，研究和改进档案保护技术，对己破损和字迹褪色的档案进行及时修复或复制，确保档案安全完整。

存放声像、电子等特殊材料档案，应配置专用装具和必要防护措施，涉密档案应当设立专门箱柜。

第二十条  档案室对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向学院档案工作领导小组报告，及时处理。

第二十一条  档案室应配备必要的软硬件设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行，逐步推进数字档案室建设。

第五章  档案的开放与利用

第二十二条  学校档案室要积极创造条件，按照规定向学校和社会开放档案、提供利用。档案利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等。

第二十三条  学校室藏档案下列情况不予开放：

1.涉及国家秘密；

2.涉及专利和科技秘密；

3.涉及个人隐私；

4.档案形成部门规定限制利用的；

5.会议录音记录；

6.其他不予公开的信息。

第二十四条  档案室应设立专门的阅档处，并提供档案检索工具；档案室工作人员应熟悉室藏档案，了解学校各项工作的需要，加强信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，起好领导和部门的助手和参谋作用，最大限度地满足利用者的需要。

第二十五条  档案室进行档案提供利用必须遵循下列规定：

1.单位和个人凭个人身份证和合法证件，经申请批准后，可以利用已经开放的档案；

2.本校教职工因工作需要可查阅、利用本部门归档的有关档案，若查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案，须持部门介绍信并经立卷部门负责人同意；

3.利用者要求复印档案，一律由档案室办理。档案复制件，必须加盖档案室公章或专用章，方具有与原件同等效力；

4.外单位或个人查阅档案并要求出具各种证明的，需提供单位介绍信或身份证等有效证件，并按国家和本市规定收取费用；

5.查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，对借出的档案，档案室要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学校处理；

6.凡向学校档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有无偿的优先使用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案室将维护他们的合法权益。寄存在档案室的档案，归寄存者所有。档案室如需要向社会和他人提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十六条  档案室必须编制必要的现代化的检索工具，建立数据库积极开展档案的编研工作，有计划地对档案资料进行研究、整理。

第二十七条  采取多种形式，如举办档案展览、讲座等，积极开展档案宣传工作。

第六章  考核、奖励与处罚

第二十八条  建立档案工作的岗位职责和考试制度，定期由档案室对各部门的档案工作进行检查评比和考核。对成绩突出的部门和个人，建议学校给予表彰和奖励。

第二十九条  对于违反《档案法》档案法规的行为，由学校根据《档案法实施办法》和《上海市档案条例》的有关规定予以处罚。并报上海市档案局和上海市教委档案室备案。

第七章  附则

第三十条  本管理办法由学校档案室负责解释。

第三十一条  本管理办法自公布之日起施行，2005年12月1日印发的《上海建桥学院档案工作管理办法》同时废止。